本文介绍我如何在技术写作流程中落地一套以 Jira 为核心的工作跟踪体系。
在技术写作的快节奏环境中，与多方协作是高质量交付的关键。为了提升沟通效率与透明度，我引入了 Jira 作为工作跟踪工具，显著优化了流程并解决了多项协作痛点。
挑战
在协作过程中，我遇到的主要问题包括：
频繁的进度咨询
产品经理、开发、支持等多方频繁询问文档进度、链接所在环境以及发布状态，反复沟通导致效率下降。
输入信息不一致
相关方提供的输入在后续发生变化，造成信息混乱，延误写作者的响应与交付。
追溯困难
文档完成后，难以追溯信息来源，容易引发误解。
发布信号不清晰
不明确的发布时点导致延迟与不确定性。
解决方案
为解决上述问题，我组织了一次对齐会议，说明使用 Jira 的好处，并提供使用指南，最终推动团队一致采用该方案。
工单模板包含如下信息：
- 产品/项目名称
- 发布版本
- 发布日期
- 产品负责人给出的发布信号
- 文档相关的沟通记录
- 文档跟踪字段如下：
| Document Title | Input** | Status** | Doc Link** |
**Input 指 SMEs 提供给写作者的输入，如 Git PR、SNS 对话、Jira 工单等。
**共有六种状态：等待输入、草稿、技术评审中、语言评审中、待发布、已发布。
**当文档准备发布时使用预览链接，正式发布后再替换为生产链接。
结果
在实施后，我开展回顾总结，发现成效如下：
| 之前（未使用 Jira） | 之后（使用 Jira） |
|---|---|
| 相关方频繁询问进度，效率低。 | Jira 透明的进度可视化减少了询问。 |
| 输入信息变化导致混乱。 | Jira 规范化输入流程，减少混乱。 |
| 难以追溯信息来源。 | Jira 作为记录工具便于追溯。 |
| 发布时点不清晰导致延迟。 | Jira 明确审批流程，发布更可控。 |
总之，将 Jira 作为工作跟踪工具显著提升了文档协作的透明度、效率与清晰度，为及时、准确的交付提供了保障。